1. സർക്കാർ ഓഫീസുകളിൽ (പോലീസ് സ്റ്റേഷൻ ഉൾപ്പെടെ) പൊതുജനങ്ങൾ നേരിട്ട് നൽകുന്ന പരാതികൾ, നിവേദനങ്ങൾ, അപേക്ഷകൾ തുടങ്ങിയവയ്ക്ക് ബന്ധപ്പെട്ട ഓഫീസിൽ നിന്നു തന്നെ നിശ്ചിത മാതൃകയിൽ തയ്യാറാക്കിയ ഫോറത്തിൽ ഓഫീസ് സീലോടുകൂടിയ കൈപ്പറ്റ് രസീത് ലഭിക്കുന്നതാണ്.
2. തപാലിൽ നൽകുന്ന അപേക്ഷകൾ, പരാതികൾ, നിവേദനങ്ങൾ മുതലായവയ്ക്ക് കൈപ്പറ്റ് രസീത് ആവശ്യമുണ്ടെങ്കിൽ പരാതിക്കാരൻ സ്വന്തം മേൽവിലാസം എഴുതിയ പോസ്റ്റ് കവർ പരാതിയോടൊപ്പം ഉള്ളടക്കം ചെയ്തിരിക്കുകയും, ആ കാര്യം അപേക്ഷയിൽ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതുമാണ്.
3. പൊതുജനങ്ങൾ നേരിട്ടോ തപാലിലോ നൽകുന്ന പരാതികൾക്ക് മൂന്ന് ദിവസത്തിനകം കൈപ്പറ്റ് രസീത് നൽകിയിരിക്കണം. ഇക്കാര്യത്തിൽ വീഴ്ച വരുത്തിയാൽ ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷൻ സൂപ്രണ്ട്, കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ക്ലർക്ക് എന്നിവർ ഉത്തരവാദികൾ ആയിരിക്കുമെന്ന് സർക്കാർ പുറത്തിറക്കിയ 19754/AR13(2)/04 -AR Dtd 1/1/2005 നമ്പർ സർക്കുലറിലുണ്ട്.
തപാൽ വഴി അയക്കുകയാണെങ്കിൽ രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത് AD Card സഹിതം അയക്കുകയാണ് ബുദ്ധി.
..............................................